Efter at have været i eventplanlægningsbranchen i snart 15 år, og selv arbejdet hands-on med planlægning af events i 10 af dem, synes jeg efterhånden godt, at jeg kan dele ud af mine erfaringer med førnævnte.
Derfor har jeg lavet et lille indspark med do’s and don’ts til når du selv skal i gang med at stå for eventplanlægning uanset i hvilken sammenhæng, det nu måtte være. Det kan for eksempel være at du skal arrangere en større julefrokost eller sommerfest for din virksomhed, hvor der kommer til at være mange deltagere.
Få styr på arrangementets størrelse
Det første du skal gøre, når du skal i gang med eventplanlægningen, er at få styr på hvor stort arrangementet skal være. Er det bare et lille arrangement, med mellem 10 og 30 deltagere, burde det ikke være den store opgave. Har du derimod 50, 500 eller 5000 deltagere, skal du nok have noget hjælp.
En rigtig god hjælper, der tit kan spare rigtigt mange hænder, er et planlægningsværktøj eller tilmeldingssystem. Med dette ved hånden, kan du nemt holde styr på deltagere, eventskema, tilvalg og ALT andet du måtte få brug for at danne dig et overblik over under planlægningen.
Planlægger du et event med mange tilvalg, kan jeg især anbefale Conference Manager – deres system har utroligt mange muligheder for tilvalg, samtidig med at det er simpelt og lige til at gå til.
Find et eventplanlægningsprogram
Planlægning af større events kan være en stor mundfuld at overskue, og derfor er det vigtigt at finde et program, du hurtigt bliver fortrolig med, og hvor du har netop de funktioner og muligheder, som du kommer til at få brug for. I forlængelse af dette, er en god support også vigtig – det er dem, der kommer til at hjælpe dig, når dine egne begrænsninger i systemet er nået og du ikke længere kan finde ud af det.
Eventplanlægning kræver at du er meget fremsynet og får lagt en plan for stort set alt, længe inden f.eks. firmafesten eller konferencen løber af stablen. Det er de færreste ting, du har tid til at tage på gefühl, når arrangementet er i gang, og der i forvejen er tusind ting, du skal holde styr på. Derfor er det helt essentielt at du får planlagt alt i god til, så du er sikker på at overholde samtlige deadlines til tiden. Ellers får du simpelthen skubbet alt foran dig, så det hele ramler lige inden, eller på dagen for dit arrangement, og det resulterer enten i et stressfyldt arrangement, eller endnu værre, et arrangement, der går galt.
Derfor, sørg for at der er styr på planlægningen af dit event i god tid – der er altid mere, der skal laves end du regner med.